Persona Nhân Viên Là Gì? Định Nghĩa, Lợi Ích và Cách Sử Dụng

Nhân viên của bạn là những người thực sự điều hành công ty với sự hỗ trợ của bạn. Để có được hiệu quả tốt nhất từ họ, bạn cần tạo ra môi trường làm việc có đầy đủ công cụ và công nghệ phù hợp và cải thiện trải nghiệm của nhân viên.

Làm thế nào để thực hiện điều này?

Trước tiên, bạn phải tìm cách hiểu những gì họ muốn. Để biết nhân viên của bạn cần gì, bạn phải xác định mục tiêu, động lực, những điều cản trở và phong cách làm việc của họ.

Đó là lúc persona nhân viên phát huy tác dụng. Chúng có thể cải thiện đáng kể sự gắn kết, năng suất và khả năng giữ chân nhân viên.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về persona nhân viên, các thuộc tính và lợi ích của chúng, đồng thời hướng dẫn bạn cách tạo ra một persona nhân viên cho tổ chức của mình.

Personas nhân viên là gì?

Personas nhân viên là những thứ gần nhất để đại diện cho một nhóm nhân viên có chung các đặc điểm và đặc tính tương tự. Chúng giúp bạn hiểu rõ hơn về mục tiêu, sở thích và những điểm khó khăn của họ, từ đó giúp tạo ra một văn hóa nơi làm việc tích cực.

Chúng khá giống với persona khách hàng. Trong khi persona người mua cải thiện trải nghiệm khách hàng, personas nhân viên cải thiện trải nghiệm nơi làm việc.

Các thuộc tính của personas nhân viên

Personas nơi làm việc giúp bạn hiểu rõ hơn về lực lượng lao động của mình. Nếu nhân viên của bạn không cảm thấy được đánh giá cao hoặc được coi trọng, họ sẽ ngay lập tức bắt đầu tìm kiếm công việc mới ở nơi khác.

Sau đây là một số yếu tố phổ biến nhất cần thiết để phát triển personas nhân viên.

• Một tên hư cấu
• Thông tin nhân khẩu học cơ bản
• Chức danh và lịch sử công việc
• Danh sách các hoạt động hàng ngày
• Thời gian làm việc tại công ty
• Con đường sự nghiệp trước mắt
• Động lực để gắn bó với công việc
• Những điều khó chịu tại nơi làm việc
• Kỳ vọng từ người sử dụng lao động
• Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn (cả cá nhân và nghề nghiệp)

Các ví dụ về persona nhân viên

Có những persona nhân viên phổ biến trong mọi ngành và lĩnh vực. Bằng cách kết hợp những người có đặc điểm tương tự, bạn có thể dễ dàng tạo ra persona riêng.

Hãy cùng xem một số ví dụ.

Rita Hunt, chuyên viên tư vấn nhân sự

Rita là một phụ nữ 40 tuổi đã kết hôn, có hai con và sống ở Dallas, Texas. Là người bắt đầu từ vị trí thực tập sinh nhân sự, cô ấy là tài sản quý giá của tổ chức.

Động lực: Cô ấy muốn điều hành bộ phận nhân sự trong mười năm tới.

Kỹ năng:

• Định hướng dữ liệu và giỏi đa nhiệm
• Hiểu rõ về việc tạo và thực thi chiến lược nhân sự, khác với đồng nghiệp
• Giỏi làm việc với công nghệ và là người truyền bá về sức khỏe tinh thần

Mục tiêu:

• Hướng đến việc tuyển dụng nhiều ứng viên tài năng cho quý tới trong nhiều phòng ban
• Muốn nâng cao sức khỏe tinh thần của nhân viên với kế hoạch hành động mà cô ấy vừa chia sẻ với sếp

Khó khăn:

• Cô ấy mất thời gian để nhận báo cáo từ cấp dưới.
• Sự thăng tiến trong sự nghiệp mà cô ấy mong đợi từ đạo đức làm việc chưa thành hiện thực.
• Cô ấy không có sự cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống.

Anton Fleming, Kế toán trưởng

Anton Fleming, 38 tuổi, là Kế toán trưởng tại tổ chức của anh ấy. Anh ấy đã kết hôn hạnh phúc với ba con và gần đây đã mua một ngôi nhà trị giá 725.000 đô la.

Động lực:

• Đảm bảo không có vấn đề gì trong phòng kế toán
• Muốn giúp đồng nghiệp có nhiều nguồn lực và làm quen với các công cụ mới nhất trong lĩnh vực

Kỹ năng:

• Thành thạo trong việc tự hoàn thành công việc
• Là người có thẩm quyền về mọi vấn đề liên quan đến tài chính
• Có khả năng truyền đạt thông tin tài chính bằng ngôn ngữ đơn giản

Mục tiêu:

• Muốn phòng ban của mình tuân thủ tất cả các quy định địa phương
• Lên kế hoạch đi du lịch quốc tế mỗi quý
• Chuyển đến một công ty khác gần nhà hơn

Khó khăn:

• Anton muốn được tham gia vào các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến nhóm của mình.
• Mặc dù đã nêu vấn đề với HR, nhiều yêu cầu của anh ấy vẫn chưa được đáp ứng.

Tại sao công ty của bạn nên sử dụng persona nhân viên?

Mặc dù nhân viên của bạn làm việc theo nhóm, mỗi người đều khác nhau và có mục tiêu, hoài bão riêng. Không phải ai cũng mong đợi những lợi ích giống nhau từ bạn hay được thúc đẩy bởi cùng một đãi ngộ.

Nếu bạn không đầu tư tìm cách giữ họ gắn kết với công ty, bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy họ mất động lực để cố gắng thêm.

Dưới đây là một số lợi ích quan trọng nhất của persona nhân viên đối với bạn và doanh nghiệp.

1. Cải thiện giao tiếp nội bộ

Thông báo kỹ thuật số có thể trở nên rất khó chịu vì chúng ta liên tục nhận được chúng sau vài phút. Có quá nhiều thông tin không liên quan đang lan truyền.

Với personas được xác định rõ ràng, bạn có cơ hội giảm bớt quá tải thông tin và gửi nội dung phù hợp với yêu cầu của họ.

2. Hiểu nhân viên của bạn hơn

Hầu hết các tổ chức không giảm được tỷ lệ thay đổi nhân viên vì họ không tập trung vào nó như một vấn đề. Chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới không được nhà quản lý trung bình quan tâm khi họ không được chỉ thị "giữ chân nhân viên mọi lúc."

Điều này càng làm cho việc hiểu nhân viên và giữ họ ở lại công ty trở nên quan trọng hơn.

3. Có môi trường làm việc hiệu quả

Bạn cần một nơi làm việc năng suất cao để đạt được mục tiêu doanh thu. Khi bạn sử dụng persona nhân viên, bạn có được dữ liệu và thông tin chi tiết giúp bạn làm điều đó.

Bạn có thể tập trung vào việc tạo ra không gian hợp tác để phát huy tốt nhất ở mọi người.

Không gian vững chắc với các đội ngũ làm việc cùng nhau và hỗ trợ lẫn nhau. Personas đảm bảo sự phối hợp chéo chức năng tăng lên. Vì bạn có ý tưởng về điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, bạn có thể tập hợp các đội với sự kết hợp phù hợp của mọi người.

4. Xác định các lĩnh vực cần cải thiện

Công ty của bạn nên là một nơi làm việc tuyệt vời cho nhiều nhân viên khác nhau. Bạn cần persona nhân viên để giúp bạn nhìn thấy các lĩnh vực có thể cải thiện và tạo môi trường làm việc tốt hơn.

Mục tiêu cuối cùng là cung cấp một môi trường không bị phân tâm, nơi họ có thể cảm thấy thỏa mãn cả về mặt cá nhân và nghề nghiệp. Personas giúp bạn làm điều này bằng cách hướng dẫn bạn đi đúng hướng. Bạn có thể đầu tư vào đúng nguồn lực để xây dựng nơi làm việc đáng tự hào và tối ưu hóa ngân sách một cách hiệu quả.

5. Tạo trải nghiệm cá nhân hóa

Mặc dù việc cá nhân hóa trải nghiệm cho từng nhân viên gần như không thể, bạn chắc chắn có thể thiết kế những trải nghiệm tương tự cho các loại persona riêng biệt. Điều này hiệu quả hơn và những trải nghiệm có khả năng đồng cảm với tất cả họ.

Persona nhân viên cũng có thể giúp bạn xây dựng bản đồ hành trình nhân viên. Nó sẽ cung cấp cho đội ngũ HR đủ thông tin để xây dựng chiến lược tăng năng suất và lòng trung thành của nhân viên.

6. Tối ưu hóa sự tham gia

Với sự ra đời của nhiều công nghệ, nhiều trong số đó cực kỳ mới đối với người lao động trung bình, sẽ không khôn ngoan khi áp đặt tất cả chúng cho nhân viên của bạn. Các chính sách và chiến lược bạn thực hiện không thể là mô hình một-kích-cỡ-phù-hợp-tất-cả.

Personas cho phép bạn đưa ra quyết định tạo tác động lớn nhất và phân khúc lực lượng lao động thành các nhóm khác nhau dựa trên tỷ lệ và mô hình áp dụng công nghệ.

Những loại persona phổ biến nhất tại nơi làm việc

Việc hiểu được các loại persona nhân viên khác nhau trong văn phòng của bạn là rất quan trọng. Một văn phòng với những người có các đặc điểm tính cách và nét riêng khác nhau khiến nó trở thành một nơi làm việc thú vị.

Nghiên cứu toàn cầu của O.C. Tanner đã xác định năm persona dựa trên lòng tự trọng, đạo đức làm việc và sự tập trung.

Người Giao Tiếp

Những người thích giao tiếp xã hội và rất cởi mở. Họ là những nhân viên giỏi trong các hoạt động xây dựng đội nhóm vì họ luôn sẵn sàng tương tác với người khác. Họ có thái độ tích cực đối với công việc và điều này phản ánh trong cách họ tương tác với đồng nghiệp, cấp dưới và cấp trên.

Người Thực Hiện

Họ có phong cách làm việc chuyên tâm và luôn tìm cách hoàn thành công việc với ít rắc rối nhất. Mặc dù họ không giỏi trong việc tiếp nhận phản hồi, họ phản ứng tốt với phần thưởng. Những người thực hiện luôn bình tĩnh và điềm đạm trong các hoạt động hàng ngày.

Người Xây Dựng

Những cá nhân thân thiện với mọi thành viên trong lực lượng lao động và ấm áp trong giao tiếp. Họ thích thực hiện các công việc thực tế và rất năng nổ. Nhờ vào sự tự nhận thức trong cách ứng xử, điều này giúp họ tạo ra những cải tiến đáng kể trong không gian làm việc.

Người Trì Trệ

Những nhân viên hành xử như gánh nặng cho công ty vì họ chỉ vừa đủ đạt mục tiêu. Họ cũng có xu hướng bi quan. Họ luôn muốn được thông báo rằng họ đang đáp ứng được kỳ vọng và lo lắng khi nghe về điều đó.

Nếu bạn tìm thấy một người trì trệ, bạn phải nghĩ ra cách xây dựng sự tự tin cho họ.

Người Thành Đạt

Những ngôi sao sáng của tổ chức giúp guồng máy công việc vận hành. Họ có thể thẳng thắn và thành thật cùng một lúc, và điều này có thể bị hiểu nhầm là sự kiêu ngạo. Những người thành đạt thích là tâm điểm chú ý và sẽ tìm cách để đạt được điều đó, ngay cả trong các cuộc trò chuyện không liên quan đến công việc.

Làm thế nào để tạo persona nhân viên?

Việc tạo personas sẽ đặt bạn vào vị trí không phải lo lắng về tác động của việc đưa ra quyết định lớn ảnh hưởng đến lực lượng lao động của bạn.

Persona nhân viên có thể giúp bạn biết được họ muốn gì và đưa ra quyết định phù hợp, vì điều cuối cùng bạn muốn đối mặt là làn sóng nhân viên nghỉ việc.

Dưới đây là hướng dẫn từng bước ngắn gọn để giúp bạn xây dựng personas bằng dữ liệu định tính và định lượng.

Bước 1. Thu thập phản hồi nội bộ

Bước đầu tiên để phát triển persona nhân viên hiệu quả là thu thập phản hồi từ toàn bộ tổ chức. Khi bạn có dữ liệu từ nhân viên, các quyết định bạn đưa ra sẽ chính xác

Trong khảo sát thu thập dữ liệu, hãy đảm bảo suy ngẫm về các câu hỏi về mục tiêu, động lực của họ, cũng như những khó khăn hàng ngày họ gặp phải. Xây dựng bức tranh rõ ràng về những điều quan trọng đối với từng nhân viên.

Dưới đây là một số hành động khác bạn có thể thực hiện như một phần trong nghiên cứu của mình:

• Hiểu sâu hơn về suy nghĩ của họ bằng cách thực hiện phỏng vấn một-một
• Quan sát môi trường làm việc và xem mọi thứ ảnh hưởng đến năng suất nhân viên như thế nào
• Thu thập thông tin rộng rãi bằng cách gửi khảo sát trực tuyến
• Tổ chức các nhóm tập trung với các câu hỏi cụ thể cho từng nhân viên khác nhau

Bạn cũng có thể thu thập thông tin cơ bản từ các đoạn phỏng vấn, khảo sát nhân viên, đánh giá nội bộ và tài liệu (từ phòng HR). Càng có nhiều thông tin, bạn càng có thể hoàn thiện personas của mình.

Bước 2. Xem xét dữ liệu nghiên cứu

Xem xét dữ liệu nội bộ và bên ngoài bạn đã thu thập và tìm các mô hình trong hành vi và thái độ.

Tìm hiểu có bao nhiêu nhân viên bị phiền toái bởi một quy tắc nhất định tại nơi làm việc hoặc bị phân tâm vì cách bố trí văn phòng. Xác định những thông tin quý giá như vậy là điều làm cho personas hiệu quả. Khi xem xét các mô hình này, bạn sẽ tìm thấy các thuộc tính chung tạo nên các persona nhân viên khác nhau.

Sau khi bạn tìm thấy các phân khúc khác nhau dựa trên nhiều yếu tố, hãy mô tả từng phân khúc. Mặc dù không có số lượng phân khúc lý tưởng, nhưng từ bốn đến bảy là chấp nhận được.

Bước 3. Xây dựng persona nhân viên

Những hiểu biết sâu sắc mà bạn thu thập được từ các nguồn dữ liệu khác nhau sẽ giúp bạn thiết kế personas bao gồm mọi nhân viên. Chúng phải được tạo ra theo cách mà mỗi personas có thể giúp thiết kế hồ sơ của nhân viên, kiểu người họ là, sở thích, động lực của họ, và nhiều thứ khác.

Nó sẽ giúp bạn đi sâu vào tâm trí họ và thu hẹp về những người ảnh hưởng và hành vi của họ. Đây là cách bạn có thể ghi lại personas của mình.

• Đặt tên, ví dụ, có thể là SaaS CEO Martin, Executive Assistant Kelly, hoặc Freelancer Adam
• Cá nhân hóa bằng cách thêm hình ảnh
• Bao gồm thông tin nhân khẩu học chính như tuổi tác, chức danh, mô tả công việc, phòng ban, địa điểm, tham vọng, thông tin gia đình, học vấn, v.v.
• Động lực trong cuộc sống chuyên môn và cá nhân
• Liệt kê các hệ thống và quy trình họ sử dụng trong một ngày làm việc điển hình
• Những khó khăn chính mà họ gặp phải
• Tạo biểu diễn đồ họa về môi trường làm việc của họ

Những personas này có thể không hoàn hảo ngay từ đầu. Nhưng khi bạn tìm hiểu thêm về nhân viên của mình qua mỗi tương tác, bạn sẽ tiếp tục xây dựng personas thực sự phù hợp với nhân viên của mình. Đảm bảo rằng bạn thảo luận kỹ với ban quản lý và nhận được sự ủng hộ cần thiết trước khi tiếp tục.

Bước 4. Xác thực với nhân viên thực

Bạn có thể kết nối riêng với từng nhân viên để xác minh personas của mình.

Chúng sẽ cần trải qua giai đoạn hoàn thiện trước khi bắt đầu phản ánh thực tế. Khi nhân viên của bạn nghe về personas và cách chúng có thể ảnh hưởng tích cực đến cuộc sống làm việc của họ, họ sẽ phấn khởi chia sẻ và thích nhận thông tin một cách cởi mở hơn.

Bước 5. Đảm bảo áp dụng persona nhân viên

Personas của bạn vô dụng nếu bạn không sử dụng chúng trong các hoạt động ảnh hưởng đến thành viên nhóm của bạn. Đảm bảo rằng các chiến lược cho nhân viên không ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu kinh doanh của bạn.

Persona nhân viên đóng vai trò quan trọng trong các sáng kiến quan tâm đến trải nghiệm của nhân viên. Nếu chúng được sử dụng đúng cách, việc tăng năng suất và doanh thu trên mỗi nhân viên sẽ trở nên khả thi.

Các công ty sử dụng personas nhân viên để cải thiện trải nghiệm làm việc

Các tổ chức lớn như Starbucks, Cisco và IBM đã có personas nơi làm việc. Chúng dựa trên dữ liệu và nghiên cứu sâu rộng, giúp các công ty tạo ra môi trường làm việc thúc đẩy sự phát triển cá nhân.

Starbucks

Chuỗi cửa hàng cà phê nổi tiếng đã phát triển ba phân khúc nhân viên cho đội ngũ khổng lồ của họ.

• Người theo đuổi sự nghiệp: Những người có ý định gắn bó lâu dài và đang hướng tới sự nghiệp thành công tại Starbucks.
• Người nghệ sĩ: Những người nhìn vào viễn cảnh lớn hơn, coi trọng mọi người trong tổ chức và hướng đến cộng đồng.
• Người trượt tuyết: Những cá nhân làm việc tại Starbucks như một sở thích. Mặc dù họ không có lợi ích lâu dài của công ty trong tâm trí, họ vẫn có thể làm việc hiệu quả.

Dựa trên các phân khúc này, Starbucks đã xây dựng các hoạt động gắn kết nhân viên theo định hướng dữ liệu.

Cisco

Gã khổng lồ về mạng định nghĩa các phân khúc dựa trên phong cách làm việc của nhân viên. Dựa trên những personas này, họ đã bổ sung các tiện ích như không gian touchdown, phòng yên tĩnh, phòng họp nhóm nhỏ, khu vực sáng tạo để giao lưu, và nhiều hơn nữa.

Hãy xem xét các personas khác nhau được tạo ra bởi Cisco:

• Di động cao: Nhân viên bán hàng, Quản lý tài khoản, Kỹ sư hệ thống
• Cộng tác từ xa: Dịch vụ khách hàng và Hỗ trợ, Nhân sự, Pháp lý, Marketing
• Di động trong khuôn viên: Giám đốc điều hành, Quản lý phát triển kinh doanh
• Cộng tác trong khu vực: Nhân viên tài chính, Quản lý, Kỹ sư
• Gắn với trạm làm việc: Kỹ sư phần mềm/mạng, Nhân viên hành chính

Cisco truyền thông về văn hóa của họ sử dụng #WeAreCisco để lan tỏa thông điệp về văn hóa công ty, thu hút nhân tài mới và gắn kết những người hiện tại.

IBM

Tập đoàn công nghệ Mỹ đã tạo ra ba personas nhân viên chính. Đó là IBMer, Quản lý và Lãnh đạo điều hành. Theo IBM, họ xác định trải nghiệm nhân viên bằng cách xác định những thời điểm quan trọng của sự thật.

Kết luận:

Persona nhân viên thể hiện nhân viên không chỉ đơn thuần là một "nguồn lực" hay một "cỗ máy tạo ra ROI." Bạn nhìn nhận họ như những con người muốn sống một cuộc sống mà họ có thể trân trọng và sống trọn vẹn mỗi ngày.

Sử dụng personas để hiểu nhu cầu của lực lượng lao động là cách tiếp cận đúng đắn. Bạn có thể đặt mục tiêu và tăng cường đóng góp của họ cho công ty. Trách nhiệm của bạn là tạo ra một môi trường giúp nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân song song với mục tiêu kinh doanh của công ty.

Hãy bắt đầu ngay hôm nay với persona nhân viên bằng cách sử dụng mẫu persona nhân viên miễn phí của chúng tôi!