מהי פרסונת עובד? הגדרה, יתרונות ושימושים

העובדים שלך הם אלה שמנהלים בפועל את החברה שלך בתמיכתך. כדי להפיק מהם את המיטב, אתה צריך לתת להם סביבת עבודה עם הכלים והטכנולוגיות המתאימים ולשפר את חווית העובד.

איך עושים את זה?

בהתחלה, עליך למצוא דרך להבין מה הם רוצים. כדי לדעת מה העובדים שלך צריכים, עליך לזהות את המטרות, המוטיבציות, העכבות וסגנון העבודה שלהם.

כאן נכנסות פרסונות העובדים. הן יכולות לשפר משמעותית את מעורבות העובדים, הפרודקטיביות והשימור שלהם.

במאמר זה, נסקור את פרסונות העובדים, המאפיינים והיתרונות שלהן, ונלמד אותך כיצד ליצור אחת עבור הארגון שלך.

מהן פרסונות עובדים?

פרסונות עובדים הן הדבר הקרוב ביותר שיש לך לייצוג קבוצת עובדים החולקים תכונות ומאפיינים דומים. הן עוזרות לך להבין טוב יותר את המטרות, ההעדפות ונקודות הכאב שלהם, ומסייעות לך ליצור תרבות עבודה חיובית.

הן דומות ל-פרסונאס של לקוחות. בעוד ש-פרסונאס של קונים משפרות את חווית הלקוח, פרסונות עובדים משפרות את חווית העבודה.

מאפייני פרסונת עובד

פרסונות מקום העבודה מאפשרות לך להבין טוב יותר את כוח העבודה שלך. אם העובדים שלך לא מרגישים מוערכים, הם יתחילו מיד לחפש עבודה חדשה במקום אחר.

להלן כמה מהגורמים הנפוצים ביותר הנדרשים לפיתוח פרסונות עובדים.

• שם בדוי
• פרטים דמוגרפיים בסיסיים
• תואר משרה והיסטוריית עבודה
• רשימת הפעילויות היומיות שלהם
• משך הזמן בחברה
• מסלול קריירה מיידי
• מוטיבציות להישאר בעבודה
• תסכולים במקום העבודה
• ציפיות מהמעסיק
• מטרות לטווח קצר ולטווח ארוך (אישיות ומקצועיות)

דוגמאות לפרסונת עובדים

ישנן פרסונות עובדים מסוימות המשותפות לכל תעשייה ומגזר. על ידי שילוב אלה בעלי מאפיינים דומים יחד, תוכלו בקלות ליצור אחת משלכם.

בואו נסתכל על מספר דוגמאות.

ריטה האנט, יועצת משאבי אנוש

ריטה היא אישה בת 40 שנשואה עם שני ילדים וגרה בדאלאס, טקסס. כמי שהתחילה כמתמחה במשאבי אנוש, היא נכס יקר ערך לארגון שלה.

מוטיבציות: היא רוצה לנהל את מחלקת משאבי אנוש בעשר השנים הבאות.

כישורים:

• מונחית נתונים ומצוינת בריבוי משימות
• מבינה יצירה וביצוע של אסטרטגיית משאבי אנוש, בשונה מעמיתיה
• מצוינת בעבודה עם טכנולוגיה ומטיפה לרווחת העובדים

מטרות:

• שואפת לגייס מאגר של מועמדים מוכשרים לרבעון הבא במספר מחלקות
• רוצה להגביר את רווחת העובדים עם תוכנית פעולה שהיא לאחרונה שיתפה עם הבוס שלה

תסכולים:

• לוקח לה זמן לקבל דוחות מהכפופים לה
• ההתקדמות בקריירה שציפתה לה כתוצאה מאתיקת העבודה שלה לא התממשה עד כה
• אין לה איזון טוב בין עבודה לחיים

אנטון פלמינג, רואה החשבון הראשי

אנטון פלמינג, בן 38, הוא רואה החשבון הראשי בארגון שלו. הוא נשוי באושר עם שלושה ילדים, ולאחרונה קנה בית בשווי 725,000 דולר.

מוטיבציות:

• להבטיח שאין בעיות במחלקת החשבונות
• רוצה להפוך את עמיתיו למיומנים ומכירים את הכלים העדכניים בתחום

כישורים:

• מיומן בביצוע העבודה בעצמו
• סמכות מרכזית בכל הנושאים הקשורים לכספים
• מסוגל להסביר מידע פיננסי בשפה פשוטה

מטרות:

• רוצה שהמחלקה שלו תעמוד בכל התקנות המקומיות
• מתכנן לצאת לטיול בינלאומי בכל רבעון
• לעבור לחברה אחרת שקרובה יותר לבית

תסכולים:

• אנטון רוצה להיות מעורב בהחלטות קריטיות המשפיעות על הצוות שלו
• למרות שהעלה בעיות מול משאבי אנוש, רבות מדרישותיו לא מולאו

למה החברה שלך צריכה להשתמש בפרסונות עובדים?

למרות שהעובדים שלך עובדים בצוותים, כל אחד מהם שונה ויש לו מטרות ושאיפות משלו. לא כולם מצפים לאותן הטבות ממך ולא כולם מונעים מאותם תמריצים.

אם לא תשקיע במציאת דרכים לשמור אותם מעורבים בחברה שלך, מחכה לך הפתעה כשתגלה שהם חסרי מוטיבציה להשקיע מאמץ נוסף.

לאור זאת, רשמנו עבורך כמה מהיתרונות החשובים ביותר של פרסונות עובדים עבורך ועבור העסק שלך.

1. שיפור תקשורת פנים-ארגונית

התראות דיגיטליות יכולות להיות מציפות מאוד מכיוון שאנחנו מקבלים אותן כל כמה דקות. יש יותר מדי מידע לא רלוונטי שמסתובב.

עם פרסונות מוגדרות בבירור, אתה מקבל הזדמנות להפחית עומס מידע ולשלוח להם תוכן המותאם לדרישות שלהם.

2. הכר את העובדים שלך טוב יותר

רוב הארגונים נכשלים בהפחתת שיעורי תחלופת עובדים כי הם לא מתמקדים בזה כתחום. עלויות הגיוס וההכשרה של עובדים חדשים נסתרות מעיני המנהל הממוצע שלא הונחה "לשמור על העובדים בכל מחיר."

זה הופך את ההבנה של העובדים שלך ושמירתם בחברה לחשובה עוד יותר.

3. השג סביבת עבודה יעילה

אתה צריך מקום עבודה פרודוקטיבי מאוד כדי לעמוד ביעדי ההכנסות שלך. כשאתה משתמש בפרסונות העובדים שלך, אתה מקבל גישה לנתונים ותובנות שעוזרים לך לעשות זאת.

אתה יכול להתמקד ביצירת מרחבים שיתופיים שמוציאים את המיטב מאנשים.

מרחבים חזקים עם צוותים שעובדים יחד ותומכים אחד בשני. הפרסונות מבטיחות עלייה בהתאמה הבין-תפקודית. מכיוון שיש לך מושג על החוזקות והחולשות של העובדים שלך, אתה יכול להרכיב צוותים עם התמהיל הנכון של אנשים.

4. זיהוי תחומים לשיפור

החברה שלך צריכה להיות באופן אוניברסלי מקום עבודה נהדר עבור עובדים שונים. אתה צריך פרסונות עובדים כדי לעזור לך לראות תחומים בהם אתה יכול להשתפר ולספק סביבת עבודה טובה יותר.

המטרה הסופית היא להציע סביבה נטולת הסחות דעת בה הם יכולים להרגיש מסופקים באופן אישי ומקצועי. פרסונות עוזרות לך לעשות זאת על ידי הכוונתך בכיוון הנכון. אתה יכול להשקיע במשאבים הנכונים כדי לבנות מקום עבודה שאפשר להתגאות בו ולייעל את התקציב שלך באופן אפקטיבי.

5. יצירת חוויות מותאמות אישית

למרות שהאפשרות להתאים אישית כל חוויית עובד בודד היא כמעט בלתי אפשרית, אתה בהחלט יכול לעצב חוויות שדומות לסוגי פרסונות מובחנים. זה יותר אפקטיבי והחוויות סביר להניח יהדהדו עם כולם.

פרסונות עובדים יכולות גם לעזור לך לבנות מפות מסע של עובדים. זה ייתן לצוותי משאבי האנוש שלך מספיק תובנות לגבש אסטרטגיות שמגדילות את התפוקה והנאמנות של העובדים.

6. ייעול המעורבות

עם הופעתן של טכנולוגיות רבות, שרבות מהן חדשות מאוד לעובד הממוצע, יהיה זה לא חכם לדחוף את כולן לעובדים שלך. המדיניות והאסטרטגיות שאתה מיישם לא יכולות להיות מודל אחד שמתאים לכולם.

פרסונות מאפשרות לך לקבל החלטות שיוצרות את ההשפעה הגדולה ביותר ולפלח את כוח העבודה לקבוצות שונות על בסיס קצב ודפוסי אימוץ טכנולוגיה.

סוגי פרסונות העובדים הנפוצים ביותר

חשוב להבין את סוגי פרסונות העובדים השונים במשרד שלך. משרד עם אנשים בעלי תכונות אופי ומאפיינים שונים הופך אותו למקום עבודה מהנה.

המחקר העולמי של O.C. Tanner זיהה חמש פרסונות מבחינת הערכה עצמית, אתיקת עבודה ומיקוד.

החברותיים

אנשים חברותיים שהם מאוד פתוחים. הם עובדים שמצטיינים בפעילויות לבניית צוות כי הם תמיד מוכנים לתקשר עם אנשים אחרים. יש להם גישה חיובית לעבודה וזה משתקף באופן שבו הם מתקשרים עם עמיתיהם, הכפופים להם והממונים עליהם.

מבצעי המשימות

יש להם סגנון עבודה מסור והם תמיד מחפשים לבצע דברים עם מינימום רעש. למרות שהם לא מצטיינים בקבלת משוב, הם מגיבים היטב לתגמולים. מבצעי המשימות רגועים ומאופקים בפעילויות היומיומיות שלהם.

הבונים

אנשים שהם ידידותיים עם כל חבר בכוח העבודה וחמים באינטראקציות שלהם. הם אוהבים לבצע משימות מעשיות והם מאוד מעורבים. תודות למודעות העצמית שלהם בהתנהלותם, זה עוזר להם לבצע שיפורים משמעותיים במרחב העבודה.

המתגלגלים

עובדים שפועלים כמשקולות מתות לחברה כי הם בקושי משיגים את היעדים שלהם. הם גם נוטים להיות פסימיים באופיים. הם תמיד רוצים שיגידו להם שהם עומדים בציפיות וחרדים לשמוע על כך.

אם אתם מוצאים מתגלגל, עליכם למצוא דרכים לבנות את הביטחון שלהם.

המצליחנים

כוכבי העל של הארגון שלכם ששומרים על מנוע העבודה פועל. הם יכולים להיות כנים וישירים בו זמנית, וזה עלול להתפרש כיהירות. המצליחנים אוהבים להיות במרכז תשומת הלב וימצאו דרכים להשיג אותה, אפילו בשיחות שאינן קשורות לעבודה.

איך יוצרים פרסונות עובדים?

יצירת פרסונות תציב אותך בעמדה בה לא תצטרך לדאוג מההשפעה של קבלת החלטה גדולה שתשפיע על כוח העבודה שלך.

פרסונות עובדים יכולות לעזור לך לדעת מה הם רוצים ולקבל החלטות בהתאם, מכיוון שהדבר האחרון שאתה רוצה להתמודד איתו הוא גל של עובדים שעוזבים את החברה שלך.

הנה מדריך קצר שלב אחר שלב שיעזור לך לבנות את שלך באמצעות נתונים איכותניים וכמותיים.

שלב 1. איסוף משוב פנימי

השלב הראשון בפיתוח פרסונות עובדים אפקטיביות הוא לאסוף משוב מכל הארגון. כשיש לך נתונים מהעובדים שלך, ההחלטות שתקבל בעקבותיהם יהיו מדויקות

בסקר איסוף הנתונים, הקפד להרהר בשאלות על המטרות שלהם, המוטיבציות שלהם, וכן הקשיים היומיומיים איתם הם מתמודדים. בנה תמונה ברורה של הדברים השונים שחשובים לכל עובד.

הנה כמה פעולות נוספות שאתה יכול לנקוט כחלק מהמחקר שלך:

• השג הבנה עמוקה יותר של מחשבותיהם על ידי עריכת ראיונות אישיים
• צפה בסביבת העבודה וראה כיצד כל דבר משפיע על פרודוקטיביות העובדים
• אסוף מידע רחב על ידי שליחת סקרים מקוונים
• ערוך קבוצות מיקוד עם שאלות ספציפיות לעובדים שונים

אתה יכול גם לאסוף מידע בסיסי מקטעי ראיונות, סקרי עובדים, דירוגים פנימיים ומסמכים (ממחלקת משאבי אנוש). ככל שיש לך יותר מידע, כך תוכל לדייק יותר את הפרסונות שלך.

שלב 2. סקירת נתוני המחקר

עבור על הנתונים הפנימיים והחיצוניים שאספת ומצא דפוסים בהתנהגות ובגישות.

גלה כמה עובדים חווים אי נוחות בגלל כלל מסוים בעבודה או מוסחים בגלל סידור המשרד. מציאת פיסות מידע כאלה היא מה שהופך פרסונות לאפקטיביות. בזמן שאתה עובר על הדפוסים האלה, תמצא מאפיינים משותפים שמרכיבים פרסונות עובדים שונות.

ברגע שתמצא מקטעים שונים המבוססים על מגוון גורמים, תאר כל אחד מהם. למרות שאין מספר אידיאלי של מקטעים, בין ארבעה לשבעה הוא מקובל.

שלב 3. בניית פרסונות עובדים

התובנות שאספת ממקורות נתונים שונים צריכות לעזור לך לעצב פרסונות הכוללות כל עובד. הן חייבות להיות מעוצבות כך שכל אחת מהן יכולה לעזור לעצב פרופיל של העובד, סוג האדם שהם, ההעדפות שלהם, המוטיבציות שלהם, וכן הלאה.

זה צריך לעזור לך לצלול עמוק לתוך מחשבותיהם ולצמצם את המשפיעים וההתנהגות שלהם. כך תוכל לתעד את הפרסונות שלך.

• תן שם, לדוגמה, זה יכול להיות SaaS CEO מרטין, עוזרת מנכ"ל קלי, או פרילנסר אדם
• האנש על ידי הוספת תמונה
• כלול מידע דמוגרפי מפתח כמו גיל, תפקיד, תיאור משרה, מחלקה, מיקום, שאיפות, מידע משפחתי, השכלה וכו'
• מוטיבציות בחיים המקצועיים והאישיים
• רשום את המערכות והתהליכים בהם הם משתמשים ביום עבודה טיפוסי
• תסכולים עיקריים שהם נתקלים בהם
• צור ייצוג גרפי של סביבת העבודה שלהם

הפרסונות האלה אולי לא יהיו מושלמות בהתחלה. אבל ככל שתלמד יותר על העובדים שלך בכל אינטראקציה, תמשיך לבנות פרסונות שמתיישרות באמת עם העובדים שלך. ודא שאתה דן בהן בקרוב עם ההנהלה ומקבל את התמיכה הנדרשת לפני שאתה ממשיך איתן.

שלב 4. אימות עם עובדים אמיתיים

אתה יכול להתחבר באופן אישי עם כל עובד כדי לאמת את הפרסונות שלך.

הן יצטרכו לעבור תקופה של זיקוק לפני שהן יתחילו לשקף את המציאות. כשהעובדים שלך ישמעו על פרסונות ואיך הן יכולות להשפיע בחיוב על חיי העבודה שלהם, הם יהיו נלהבים לשתף ויעדיפו לקבל מידע בצורה יותר פתוחה.

שלב 5. הבטחת אימוץ פרסונות עובדים

הפרסונות שלך חסרות תועלת אם לא תשתמש בהן בפעילויות שמשפיעות על חברי הצוות שלך. ודא שהאסטרטגיות לעובדים לא משפיעות לרעה על מטרות העסק שלך.

פרסונות עובדים משחקות תפקיד מכריע ביוזמות שאכפת להן מחווית העובדים. אם משתמשים בהן כראוי, הגדלת הפרודוקטיביות וההכנסה לעובד הופכת אפשרית.

חברות המשתמשות בפרסונות עובדים לשיפור חווית העבודה

ארגונים גדולים כמו סטארבקס, סיסקו ו-IBM כבר מפעילים פרסונות במקום העבודה. הן מבוססות על נתונים ומחקר מקיף, ומסייעות לחברות ליצור סביבת עבודה המקדמת צמיחה אישית.

סטארבקס

רשת בתי הקפה המפורסמת פיתחה שלושה מגזרי עובדים עבור צוות העובדים הענק שלה.

• קריריסטים: אלה שמתכוונים להישאר איתם לטווח הארוך ומחפשים קריירה פורה בסטארבקס.
• אמנים: אנשים שמסתכלים על הפרספקטיבה הרחבה, מעריכים את כולם בארגון, ומונעים מתחושת קהילתיות.
• סקיירים: אנשים שעובדים בסטארבקס כתחביב. למרות שאין להם אינטרסים ארוכי טווח בחברה, הם עדיין יכולים להיות פרודוקטיביים.

על בסיס מגזרים אלה, סטארבקס בנתה פעילויות מעורבות עובדים מבוססות נתונים.

סיסקו

ענקית הרשתות מגדירה מגזרים על פי סגנונות העבודה של עובדיה. על בסיס פרסונות אלה, הם הוסיפו מתקנים כמו אזורי נחיתה, חדרים שקטים, חדרי התכנסות, אזורים יצירתיים לסוציאליזציה, וכדומה.

בואו נראה את הפרסונות השונות שיצרה סיסקו:

• ניידות גבוהה: אנשי מכירות, מנהלי חשבונות, מהנדסי מערכות
• משתף פעולה מרחוק: שירות לקוחות ותמיכה, משאבי אנוש, משפטי, שיווק
• ניידות בקמפוס: מנהלים בכירים, מנהלי פיתוח עסקי
• משתף פעולה שכונתי: צוות כספים, מנהלים, מהנדסים
• מעוגן בעמדת עבודה: מהנדסי תוכנה/רשת, צוות אדמיניסטרטיבי

סיסקו מתקשרת את התרבות שלה באמצעות #WeAreCisco כדי להפיץ את המילה על תרבות החברה שלהם, למשוך כישרונות חדשים ולערב את הקיימים.

IBM

תאגיד הטכנולוגיה האמריקאי יצר שלוש פרסונות עובדים עיקריות. הן היו ה-IBMer, המנהל, והמנהיג הבכיר. לפי IBM, הם הגדירו את חוויית העובד על ידי זיהוי רגעי אמת קריטיים.

לסיכום:

פרסונות עובדים מייצגות עובדים כיותר מסתם "משאב" או "מכונה להפקת תשואה להשקעה." אתם מסתכלים עליהם כאנשים שרוצים לחיות חיים בהם הם יכולים ליהנות ולחיות כל יום במלואו.

שימוש בפרסונות כדי להבין את צרכי כוח העבודה שלך היא הדרך הנכונה. אתם יכולים להציב מטרות ולהגדיל את תרומתם לחברה שלכם. האחריות עליכם לתת להם סביבה שמאפשרת להשיג את המטרות האישיות של העובדים יחד עם מטרות העסק שלכם.

התחילו היום עם פרסונות עובדים באמצעות תבנית פרסונת העובדים החינמית שלנו!