Apa Itu Persona Karyawan? Definisi, Manfaat, dan Penggunaan

Karyawan Anda adalah orang-orang yang secara efektif menjalankan perusahaan Anda dengan dukungan Anda. Untuk mendapatkan yang terbaik dari mereka, Anda perlu memberikan lingkungan kerja yang memiliki alat dan teknologi yang tepat dan meningkatkan pengalaman karyawan.

Bagaimana Anda melakukan ini?

Untuk memulai, Anda harus menemukan cara untuk memahami apa yang mereka inginkan. Untuk mengetahui apa yang dibutuhkan karyawan Anda, Anda harus mengidentifikasi tujuan, motivasi, hambatan, dan gaya kerja mereka.

Di sinilah persona-persona karyawan berperan. Mereka dapat secara signifikan meningkatkan keterlibatan, produktivitas, dan retensi karyawan.

Dalam artikel ini, kita akan melihat persona-persona karyawan, atribut dan manfaatnya, serta mengajarkan Anda cara membuatnya untuk organisasi Anda.

Apa itu persona karyawan?

Persona karyawan adalah representasi terdekat dari sekelompok karyawan yang memiliki sifat dan karakteristik serupa. Mereka membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang tujuan, preferensi, dan titik permasalahan mereka, membantu Anda menciptakan budaya tempat kerja yang positif.

Mereka mirip seperti persona-persona pelanggan. Sementara persona-persona pembeli meningkatkan pengalaman pelanggan, persona karyawan meningkatkan pengalaman di tempat kerja.

Atribut persona karyawan

Persona tempat kerja memungkinkan Anda untuk lebih memahami tenaga kerja Anda. Jika karyawan Anda tidak merasa dihargai, mereka akan segera mulai mencari pekerjaan baru di tempat lain.

Berikut adalah beberapa faktor umum yang diperlukan untuk mengembangkan persona karyawan.

• Nama fiktif
• Detail demografis dasar
• Jabatan dan riwayat pekerjaan
• Daftar kegiatan harian mereka
• Durasi di perusahaan
• Jalur karir langsung
• Motivasi untuk bertahan di pekerjaan
• Frustrasi di tempat kerja
• Ekspektasi dari pemberi kerja
• Tujuan jangka pendek dan jangka panjang (pribadi dan profesional)

Contoh persona karyawan

Ada beberapa persona karyawan yang umum di setiap industri dan sektor. Dengan menggabungkan yang memiliki atribut serupa, Anda dapat dengan mudah membuat persona sendiri.

Mari kita lihat beberapa contoh.

Rita Hunt, konsultan HR

Rita adalah wanita berusia 40 tahun yang sudah menikah dengan dua anak dan tinggal di Dallas, Texas. Sebagai seseorang yang memulai karir sebagai magang HR, dia adalah aset berharga bagi organisasinya.

Motivasi: Dia ingin memimpin divisi HR dalam sepuluh tahun ke depan.

Keterampilan:

• Berorientasi data dan hebat dalam multitasking
• Memahami pembuatan dan pelaksanaan strategi HR, berbeda dari rekan-rekannya
• Hebat dalam bekerja dengan teknologi dan merupakan evangelis kesejahteraan

Tujuan:

• Bertujuan merekrut kumpulan kandidat berbakat untuk kuartal berikutnya di beberapa departemen
• Ingin meningkatkan kesejahteraan karyawan dengan rencana aksi yang baru saja dia bagikan dengan bosnya

Frustrasi:

• Butuh waktu baginya untuk mendapatkan laporan dari bawahannya.
• Kemajuan karir yang dia harapkan dari etos kerjanya belum terwujud sejauh ini.
• Dia tidak memiliki keseimbangan kerja-kehidupan yang baik.

Anton Fleming, Kepala Akuntan

Anton Fleming, 38 tahun, adalah Kepala Akuntan di organisasinya. Dia menikah bahagia dengan tiga anak, dan baru-baru ini membeli rumah seharga $725.000.

Motivasi:

• Memastikan tidak ada masalah di departemen akuntansi
• Ingin membuat rekan kerjanya cekatan dan familiar dengan alat terbaru di bidangnya

Keterampilan:

• Mahir dalam menyelesaikan pekerjaan sendiri
• Menjadi otoritas rujukan untuk semua hal terkait keuangan
• Mampu mengkomunikasikan informasi keuangan dalam bahasa awam

Tujuan:

• Ingin departemennya mematuhi semua peraturan lokal
• Berencana melakukan perjalanan internasional setiap kuartal
• Pindah ke perusahaan lain yang lebih dekat dengan rumah

Frustrasi:

• Anton ingin dilibatkan dalam keputusan penting yang mempengaruhi timnya.
• Meskipun telah mengangkat masalah dengan HR, banyak tuntutannya belum dipenuhi.

Mengapa perusahaan Anda harus menggunakan persona-persona karyawan?

Meskipun karyawan Anda bekerja dalam tim, masing-masing dari mereka berbeda dan memiliki tujuan serta ambisi sendiri. Tidak semua dari mereka mengharapkan manfaat yang sama dari Anda atau termotivasi oleh keuntungan yang sama.

Jika Anda tidak berinvestasi untuk mencari cara agar mereka tetap terlibat dengan perusahaan Anda, Anda akan terkejut ketika mendapati mereka kehilangan motivasi untuk memberikan usaha lebih.

Dengan demikian, kami telah mencantumkan beberapa manfaat penting dari persona-persona karyawan untuk Anda dan bisnis Anda.

1. Meningkatkan komunikasi internal

Notifikasi digital bisa sangat membebani karena kita terus menerimanya setiap beberapa menit. Ada terlalu banyak informasi yang tidak relevan beredar.

Dengan persona yang jelas, Anda mendapat kesempatan untuk mengurangi kelebihan informasi dan mengirimkan konten yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka.

2. Mengenal karyawan Anda lebih baik

Kebanyakan organisasi gagal mengurangi tingkat pergantian karyawan karena mereka tidak fokus pada hal tersebut. Biaya merekrut dan melatih karyawan baru tidak disadari oleh manajer rata-rata yang tidak diperintahkan "untuk mempertahankan karyawan setiap saat."

Hal ini menjadikan pemahaman tentang karyawan Anda dan mempertahankan mereka di perusahaan semakin penting.

3. Mendapatkan lingkungan kerja yang efisien

Anda membutuhkan tempat kerja yang sangat produktif untuk mencapai target pendapatan. Ketika Anda menggunakan persona-persona karyawan, Anda mendapatkan akses ke data dan wawasan yang membantu Anda melakukannya.

Anda dapat fokus menciptakan ruang kolaboratif yang memunculkan yang terbaik dari orang-orang.

Ruang yang kuat dengan tim yang bekerja sama dan saling mendukung. Peningkatan keselarasan lintas fungsi dipastikan oleh persona. Karena Anda memiliki gambaran tentang kekuatan dan kelemahan karyawan Anda, Anda dapat menyusun tim dengan kombinasi orang yang tepat.

4. Mengidentifikasi area untuk perbaikan

Perusahaan Anda harus menjadi tempat kerja yang baik secara universal untuk berbagai karyawan. Anda memerlukan persona-persona karyawan untuk membantu Anda melihat area di mana Anda dapat meningkatkan dan menyediakan lingkungan kerja yang lebih baik.

Tujuan akhirnya adalah menawarkan lingkungan bebas gangguan di mana mereka dapat merasa terpenuhi secara pribadi dan profesional. Persona membantu Anda melakukan ini dengan mengarahkan Anda ke arah yang benar. Anda dapat berinvestasi pada sumber daya yang tepat untuk membangun tempat kerja yang dapat dibanggakan dan mengoptimalkan anggaran Anda secara efektif.

5. Menciptakan pengalaman yang dipersonalisasi

Meskipun prospek mempersonalisasi setiap pengalaman karyawan individual hampir tidak mungkin, Anda tentu dapat merancang pengalaman yang serupa untuk tipe persona yang berbeda. Ini lebih efektif dan pengalaman tersebut kemungkinan besar akan beresonansi dengan mereka semua.

Persona-persona karyawan juga dapat membantu Anda membangun peta perjalanan karyawan. Ini akan memberikan tim HR Anda wawasan yang cukup untuk merumuskan strategi yang meningkatkan output dan loyalitas karyawan.

6. Memperlancar keterlibatan

Dengan munculnya berbagai teknologi, yang banyak di antaranya sangat baru bagi pekerja rata-rata, akan tidak bijaksana untuk memaksakan semuanya kepada karyawan Anda. Kebijakan dan strategi yang Anda terapkan tidak bisa menjadi model satu-ukuran-untuk-semua.

Persona memungkinkan Anda mengambil keputusan yang membuat dampak terbesar dan mensegmentasi tenaga kerja ke dalam kelompok berbeda berdasarkan tingkat dan pola adopsi teknologi.

Jenis-jenis persona karyawan yang paling umum

Penting untuk memahami berbagai jenis persona karyawan di kantor Anda. Kantor dengan orang-orang yang memiliki sifat dan keunikan kepribadian yang berbeda membuatnya menjadi tempat yang menyenangkan untuk bekerja.

Penelitian global O.C. Tanner telah mengidentifikasi lima persona dalam hal harga diri, etika kerja, dan fokus.

Para Sosialita

Orang-orang yang sangat ramah dan mudah bergaul. Mereka adalah karyawan yang hebat dalam kegiatan pembentukan tim karena mereka selalu siap berinteraksi dengan orang lain. Mereka memiliki sikap positif terhadap pekerjaan dan tercermin dalam cara mereka berinteraksi dengan rekan kerja, bawahan, dan atasan.

Para Pelaksana Tugas

Mereka memiliki gaya kerja yang berdedikasi dan selalu berusaha menyelesaikan pekerjaan dengan sedikit masalah. Meskipun mereka tidak pandai menerima umpan balik, mereka merespons dengan baik terhadap penghargaan. Para pelaksana tugas tenang dan terkendali dalam kegiatan sehari-hari mereka.

Para Pembangun

Individu yang ramah dengan setiap anggota tenaga kerja dan hangat dalam interaksi mereka. Mereka suka melakukan tugas-tugas praktis dan sangat terampil. Berkat kesadaran diri mereka dalam berurusan, hal ini membantu mereka membuat peningkatan signifikan di ruang kerja.

Para Pengambang

Karyawan yang bertindak seperti beban bagi perusahaan karena mereka hampir tidak mencapai target mereka. Mereka juga cenderung bersifat pesimis. Mereka selalu ingin diberitahu bahwa mereka memenuhi harapan dan cemas untuk mendengarnya.

Jika Anda menemukan seorang pengambang, Anda harus mencari cara untuk membangun kepercayaan diri mereka.

Para Pencapai

Bintang-bintang organisasi Anda yang membuat mesin kerja tetap berjalan. Mereka bisa jujur dan blak-blakan pada saat yang sama, dan itu bisa disalahartikan sebagai kesombongan. Para pencapai suka menjadi pusat perhatian dan akan mencari cara untuk mendapatkannya, bahkan dalam percakapan yang tidak terkait pekerjaan.

Bagaimana cara membuat persona karyawan?

Membuat persona akan menempatkan Anda pada posisi di mana Anda tidak perlu khawatir tentang dampak membuat keputusan besar yang akan mempengaruhi tenaga kerja Anda.

Persona karyawan dapat membantu Anda mengetahui apa yang mereka inginkan dan membuat keputusan yang sesuai, karena hal terakhir yang Anda inginkan adalah menghadapi gelombang karyawan yang mengundurkan diri dari perusahaan Anda.

Berikut panduan langkah demi langkah singkat untuk membantu Anda membangun persona menggunakan data kualitatif dan kuantitatif.

Langkah 1. Mengumpulkan umpan balik internal

Langkah pertama untuk mengembangkan persona karyawan yang efektif adalah mengumpulkan umpan balik dari seluruh organisasi. Ketika Anda memiliki data dari karyawan Anda, keputusan yang Anda buat akan tepat sasaran

Dalam survei pengumpulan data, pastikan untuk merenungkan pertanyaan tentang tujuan mereka, motivasi, serta kesulitan sehari-hari yang mereka hadapi. Bangun gambaran yang jelas tentang berbagai hal yang penting bagi setiap karyawan.

Berikut beberapa tindakan lain yang dapat Anda ambil sebagai bagian dari penelitian Anda:

• Dapatkan pemahaman lebih dalam tentang pemikiran mereka dengan melakukan wawancara satu lawan satu
• Amati lingkungan kerja dan lihat bagaimana semuanya mempengaruhi produktivitas karyawan
• Kumpulkan informasi luas dengan mengirimkan survei online
• Lakukan kelompok fokus yang memiliki pertanyaan spesifik untuk karyawan yang berbeda

Anda juga dapat mengumpulkan informasi dasar dari kutipan wawancara, survei karyawan, penilaian internal, dan dokumen (dari departemen SDM). Semakin banyak informasi yang Anda miliki, semakin Anda dapat menyempurnakan persona Anda.

Langkah 2. Meninjau data penelitian

Teliti data internal dan eksternal yang telah Anda kumpulkan dan temukan pola dalam perilaku dan sikap.

Cari tahu berapa banyak karyawan yang merasa tidak nyaman dengan aturan tertentu di tempat kerja atau terganggu karena pengaturan kantor. Menentukan informasi penting seperti ini adalah yang membuat persona efektif. Saat Anda menelusuri pola-pola ini, Anda akan menemukan atribut umum yang membentuk persona karyawan yang berbeda.

Setelah Anda menemukan segmen berbeda berdasarkan berbagai faktor, deskripsikan masing-masing. Meskipun tidak ada jumlah segmen yang ideal, kisaran empat sampai tujuh dapat diterima.

Langkah 3. Membangun persona karyawan

Wawasan yang telah Anda kumpulkan dari berbagai sumber data harus membantu Anda merancang persona yang mencakup setiap karyawan. Persona harus dibuat sedemikian rupa sehingga masing-masing dapat membantu merancang profil karyawan, jenis orang yang mereka miliki, preferensi mereka, motivasi mereka, dan sebagainya.

Ini harus membantu Anda menyelami pikiran mereka dan mempersempit pengaruh dan perilaku mereka. Inilah cara Anda dapat mendokumentasikan persona Anda.

• Berikan nama, misalnya, bisa jadi SaaS CEO Martin, Executive Assistant Kelly, atau Freelancer Adam
• Personifikasi dengan menambahkan gambar
• Sertakan informasi demografis utama seperti usia, jabatan, deskripsi pekerjaan, departemen, lokasi, ambisi, informasi keluarga, pendidikan, dll.
• Motivasi dalam kehidupan profesional dan pribadi
• Daftar sistem dan proses yang mereka gunakan dalam hari kerja biasa
• Frustrasi utama yang mereka hadapi
• Buat representasi grafis dari lingkungan kerja mereka

Persona ini mungkin tidak sempurna untuk memulai. Tapi seiring Anda mempelajari lebih banyak tentang karyawan Anda dengan setiap interaksi, Anda akan terus membangun persona yang benar-benar selaras dengan karyawan Anda. Pastikan bahwa Anda mendiskusikannya secara dekat dengan manajemen dan mendapatkan dukungan yang diperlukan sebelum Anda melanjutkan dengan mereka.

Langkah 4. Validasi dengan karyawan nyata

Anda dapat terhubung secara individual dengan setiap karyawan untuk memverifikasi persona Anda.

Mereka akan perlu melalui periode penyempurnaan sebelum mulai mencerminkan realitas. Ketika karyawan Anda mendengar tentang persona dan bagaimana mereka dapat mempengaruhi kehidupan kerja mereka secara positif, mereka akan senang berbagi dan lebih suka menerima informasi secara lebih terbuka.

Langkah 5. Memastikan adopsi persona karyawan

Persona Anda tidak berguna jika Anda tidak menggunakannya dalam aktivitas yang mempengaruhi anggota tim Anda. Pastikan bahwa strategi untuk karyawan tidak berdampak negatif pada tujuan bisnis Anda.

Persona karyawan memainkan peran penting dalam inisiatif yang peduli tentang pengalaman karyawan. Jika digunakan dengan benar, meningkatkan produktivitas dan pendapatan per karyawan menjadi masuk akal.

Perusahaan yang menggunakan persona karyawan untuk meningkatkan pengalaman kerja

Organisasi besar seperti Starbucks, Cisco, dan IBM sudah memiliki persona tempat kerja. Mereka didasarkan pada data dan penelitian yang ekstensif, membantu perusahaan menciptakan tempat kerja yang mendorong pertumbuhan pribadi.

Starbucks

Jaringan kedai kopi terkenal ini telah mengembangkan tiga segmen karyawan untuk staf besarnya.

• Karir: Mereka yang bermaksud bertahan dalam jangka panjang dan mencari karir yang menguntungkan di Starbucks.
• Artistes: Orang-orang yang melihat perspektif yang lebih besar, menghargai semua orang di organisasi, dan berorientasi pada komunitas.
• Skiers: Individu yang bekerja di Starbucks sebagai hobi. Meskipun mereka tidak memiliki kepentingan jangka panjang perusahaan, mereka tetap bisa produktif.

Berdasarkan segmen ini, Starbucks telah membangun kegiatan keterlibatan karyawan berbasis data.

Cisco

Raksasa jaringan ini mendefinisikan segmen berdasarkan gaya kerja karyawannya. Berdasarkan persona ini, mereka telah menambahkan fasilitas seperti ruang singgah, ruang tenang, ruang diskusi, zona kreatif untuk sosialisasi, dan sebagainya.

Mari kita lihat persona berbeda yang dibuat oleh Cisco:

• Sangat Mobile: Tenaga Penjualan, Manajer Akun, Insinyur Sistem
• Kolaborator Jarak Jauh: Layanan dan Dukungan Pelanggan, HR, Legal, Marketing
• Mobile Kampus: Eksekutif, Manajer Pengembangan Bisnis
• Kolaborator Lingkungan: Staf Keuangan, Manajer, Insinyur
• Terikat Workstation: Insinyur Software/Jaringan, Staf Admin

Cisco berkomunikasi tentang budayanya menggunakan #WeAreCisco untuk menyebarkan informasi tentang budaya perusahaan mereka, menarik talenta baru, dan melibatkan yang sudah ada.

IBM

Korporasi teknologi Amerika ini menciptakan tiga persona karyawan utama. Mereka adalah IBMer, Manajer, dan Pemimpin Eksekutif. Menurut IBM, mereka mendefinisikan pengalaman karyawan dengan mengidentifikasi momen penting kebenaran.

Kesimpulan:

Persona-persona karyawan menggambarkan karyawan lebih dari sekadar "sumber daya" atau "mesin penghasil ROI." Anda melihat mereka sebagai manusia yang ingin menjalani kehidupan di mana mereka dapat menghargai dan menjalani setiap hari dengan sepenuhnya.

Menggunakan persona untuk memahami kebutuhan tenaga kerja Anda adalah langkah yang tepat. Anda dapat menetapkan tujuan dan meningkatkan kontribusi mereka kepada perusahaan Anda. Tanggung jawab ada pada Anda untuk memberikan lingkungan yang memungkinkan tercapainya tujuan pribadi karyawan bersamaan dengan tujuan bisnis Anda.

Mulailah hari ini dengan persona-persona karyawan menggunakan template persona karyawan gratis kami!