Cách Tạo Persona Ứng Viên cho Quy Trình Tuyển Dụng

Chi phí trung bình cho một tuyển dụng sai lầm ít nhất là 30% thu nhập dự kiến của cá nhân trong năm đầu tiên, theo Bộ Lao động Hoa Kỳ. Thời gian và chi phí liên quan đến việc giới thiệu công việc, đào tạo, phỏng vấn và quảng cáo cũng là tiền bị lãng phí. Tác động đến tinh thần làm việc của nhóm, quản lý hiệu suất kém và suy giảm năng suất là một yếu tố khác cần xem xét.

Tuyển dụng ứng viên hoàn hảo là một quá trình khó khăn ngay cả trong năm 2023, nhưng lại rất quan trọng đối với sự phát triển và tồn tại của tổ chức của bạn. Nếu bạn có nhân viên với những kỹ năng phù hợp, thì bạn có thể xây dựng những thương hiệu nổi tiếng. Persona ứng viên giúp điều này trở nên khả thi bằng cách đơn giản hóa quy trình tuyển dụng nhân tài.

Persona ứng viên là gì?

Persona ứng viên là một đại diện bán thực tế về ứng viên lý tưởng của bạn, "chú sóc tím" của bạn. Họ làm tăng đáng kể cơ hội tuyển dụng được người phù hợp với công ty của bạn.

Các chuyên gia nhân sự có thể tinh chỉnh chiến lược tuyển dụng và tìm được ứng viên lý tưởng dựa trên persona ứng viên. Mặc dù tương tự như persona người mua, chúng là các phân khúc chỉ đại diện cho hồ sơ ứng viên cho các công việc khác nhau.

Mặc dù persona bao gồm những yếu tố hiển nhiên như kinh nghiệm làm việc, bằng cấp và kỹ năng, chúng còn bao gồm cả đặc điểm tính cách như sở thích, kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp, mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, v.v. Bạn không chỉ có thể tinh chỉnh chiến lược tuyển dụng mà còn có thể tối ưu hóa chiến lược xây dựng thương hiệu với chúng.

Tại sao persona ứng viên là điều bắt buộc trong quá trình tuyển dụng?

Khi persona là một phần của quá trình tuyển dụng, chúng giúp các nhà quản lý tuyển dụng tập trung vào việc họ nên tìm kiếm những gì và ai ở một ứng viên.

Tuyển dụng thành công phải hơn cả việc "gửi email hàng loạt cho mọi người trong danh sách". Hầu hết các chiến lược này thu hút một lượng lớn ứng viên, nhiều người trong số đó không phù hợp (và không đúng người cho công việc).

Bằng cách xây dựng persona ứng viên, bạn có thể tìm được những ứng viên phù hợp hơn với giá trị cốt lõi của tổ chức.

1. Tìm người phù hợp hoàn hảo

84% nhà tuyển dụng nói rằng sự phù hợp về văn hóa là yếu tố quan trọng cần xem xét khi tuyển dụng. May mắn thay, persona cho phép bạn xác định các chuyên gia phù hợp với tổ chức của bạn.

Khi bạn biết nhu cầu và sở thích của họ, bạn có thể tiếp cận họ với kế hoạch nội dung hợp lý và đưa họ vào phễu tuyển dụng.

2. Cải thiện trải nghiệm ứng viên

Khi bạn biết bạn đang tìm kiếm ai, bạn cũng biết cách và nơi tìm họ.

Với những hiểu biết thu thập được từ persona ứng viên, bạn có thể đặt ra những câu hỏi đúng và giảm thời gian tuyển dụng. Điều này cho phép bạn tuyển dụng ứng viên chất lượng cao, dẫn đến nhiều chuyển đổi hơn và trải nghiệm ứng viên tốt hơn.

3. Mang đến môi trường làm việc tốt hơn

Với personas, bạn có thể cá nhân hóa việc tìm kiếm nhân tài để tìm được ứng viên có hành vi và kỹ năng phù hợp với môi trường làm việc hiện tại. Bạn có thể xây dựng nơi làm việc đa dạng và đa văn hóa đồng thời tạo bầu không khí đồng đội.

Ngược lại, việc quản lý nhân viên không phù hợp về văn hóa với tổ chức có thể gây ra xung đột không cần thiết, mang lại trải nghiệm xấu cho tất cả mọi người liên quan.

4. Theo dõi các chỉ số tuyển dụng

Persona ứng viên cho phép bạn theo dõi từng chỉ số và yếu tố liên quan đến quá trình tuyển dụng. Chúng cung cấp thông tin chi tiết về nhân khẩu học và tâm lý học của ứng viên. Điều này quan trọng vì nhà tuyển dụng thường mất khoảng 13 giờ mỗi tuần để tìm kiếm cho một vị trí.

Tuy nhiên, các tổ chức có persona được lập có thể giảm đáng kể thời gian tìm kiếm việc làm. Khi bạn đã đánh giá các chỉ số, bạn sẽ có thể so sánh chúng với giá trị trong tương lai và xem có cải thiện nào không.

Làm thế nào để tạo chân dung ứng viên?

Giống như bất kỳ chủ doanh nghiệp nào khác, bạn chắc hẳn đã từng tuyển dụng sai người. Nếu không muốn lặp lại những sai lầm đó, hãy làm theo hướng dẫn này để tạo chân dung ứng viên của riêng bạn.

Bước 1. Bắt đầu với nghiên cứu kỹ lưỡng

Chân dung ứng viên bạn xây dựng phải dựa trên dữ liệu liên quan. Chúng không được là kết quả của các giả định hoặc tin đồn. Xác định các đặc điểm làm nên con người họ, cùng với việc hiểu kỹ năng và tính cách của họ.

Để tận dụng tối đa việc nghiên cứu của bạn, bạn nên xem xét thêm tất cả các bên liên quan như một phần của quy trình.

Dưới đây là một số câu hỏi mà thương hiệu nhà tuyển dụng có thể hỏi để có cái nhìn rõ ràng hơn về chân dung ứng viên lý tưởng của họ.

Đối với nhân viên:

• Phần nào trong công việc bạn thấy thách thức?
• Bạn biết đến công ty chúng tôi như thế nào?
• Điều gì khiến bạn nộp đơn vào vị trí hiện tại ở đây?
• Những kỹ năng cần thiết cho vai trò của bạn là gì?
• Mục tiêu công việc của bạn là gì?

Đối với các bên liên quan:

• Những chức danh công việc khác nhau nào bạn nên tìm kiếm cho một vị trí cụ thể?
• Bạn tuyển dụng phần lớn nhân viên hiện tại từ những công ty nào?
• Những kỹ năng nào bạn tìm kiếm ở mỗi ứng viên?
• Bạn đang tìm kiếm những đặc điểm cá nhân nào?
• Bạn mong đợi mức kinh nghiệm nào cho mỗi vị trí?

Sau khi có câu trả lời cho mỗi câu hỏi trên, bạn sẽ dễ dàng hình dung hơn về chân dung của một "chuyên gia Facebook Ads" như thế nào.

Vì hầu hết dữ liệu bạn sử dụng cho nghiên cứu là nội bộ, sẽ khôn ngoan khi có cuộc trò chuyện với các ứng viên. Điều này sẽ giúp bạn tìm hiểu tại sao họ quan tâm đến công ty của bạn.

Bước 2. Xác định thuộc tính chân dung

Thu thập càng nhiều dữ liệu càng tốt về mỗi vị trí hoặc công việc đang tuyển. Càng nhiều điểm dữ liệu, chân dung của bạn sẽ càng tinh tế và chi tiết hơn.

Dưới đây là một số đặc điểm của ứng viên bạn nên xem xét:

• Thông tin nhân khẩu học: Tuổi tác, chức danh công việc, thu nhập, nền tảng giáo dục và chuyên môn
• Đặc điểm tính cách: Điểm mạnh, điểm yếu, sở thích, động lực
• Kỹ năng hoặc bằng cấp ưu tiên
• Họ có thể mong đợi lộ trình sự nghiệp như thế nào tại công ty của bạn?
• Tại sao ứng viên thích làm việc tại công ty của bạn cho một vai trò cụ thể?
• Trách nhiệm công việc của họ là gì?
• Họ thường xuyên sử dụng kênh mạng xã hội nào?
• Họ thích tương tác với nhà tuyển dụng như thế nào?
• Họ tìm việc online ở đâu?
• Tại sao họ sẽ từ chối cơ hội làm việc với bạn?
• Họ thu thập thông tin từ những nền tảng nào?
• Mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của họ là gì?
• Những yêu cầu thiết yếu của họ khi chọn công ty để làm việc là gì?
• Lý do họ nghỉ việc ở công ty cũ là gì?

Bạn có thể mở rộng danh sách thuộc tính để tăng khối lượng thông tin có thể thu thập. Chân dung có thể bao gồm tất cả những điều trên và nhiều hơn nữa để làm cho quy trình của bạn được hợp lý hóa hơn.

Bước 3. Lập bản thảo chân dung ứng viên

Sau khi xác định thuộc tính chân dung, quy trình tiếp theo là lập bản thảo chân dung. Sẽ là ý hay nếu có sẵn mẫu chân dung nhân viên. Sau đó, bạn có thể kết hợp các thuộc tính để tạo ra cái nhìn toàn diện 360 độ về ứng viên của mình.

Đây là ví dụ về một chân dung ứng viên:

Chân dung của chúng ta, hãy gọi cô ấy là Maria, là một giám đốc marketing toàn năng cấp cao, người có vẻ là người chủ động và phù hợp hoàn hảo cho công việc. Công việc tự do của cô ấy đã giúp cô ấy đẩy nhanh quá trình học tập. Cô ấy có vẻ như là người có thể đảm nhận trách nhiệm và là một người đồng đội khi cần thiết.

Thông tin nhân khẩu học: Nữ, 28 tuổi từ Hartford, Connecticut. Đã kết hôn và có hai con.

Kinh nghiệm: Tám năm kinh nghiệm làm marketer toàn năng. Ngoài ra đã từng làm việc với một số đối thủ cạnh tranh gần nhất của bạn.

Kỹ năng: Kỹ năng marketing dựa trên dữ liệu.

Sở thích cá nhân: Cô ấy là một influencer về đồ nội thất tự làm trên mạng xã hội, đồng thời là cố vấn marketing cho các startup B2B SaaS.

Liên kết văn hóa: Thích làm việc với mọi người (tại văn phòng) và yêu thích học công nghệ mới.

Mục tiêu: Muốn chuyển đổi sang vị trí marketer hiệu suất và bổ sung dịch vụ mới cho khách hàng của mình.

Điểm loại trong phỏng vấn: Thiếu rõ ràng về quy trình phỏng vấn, giao tiếp kém, và quy trình phỏng vấn kéo dài.

Bước 4. Áp dụng vào nỗ lực tuyển dụng

Bước cuối cùng là tận dụng chân dung vào quy trình tuyển dụng của bạn. Lan truyền thông tin bằng cách gửi email có phân khúc và mục tiêu cụ thể. Sử dụng cả các kênh mạng xã hội. Đảm bảo rằng bạn không đi chệch khỏi thông điệp dành cho chân dung.

Khi bạn thực hiện một số chiến dịch như vậy, bạn có thể xây dựng kho lưu trữ chân dung ứng viên cho tương lai, điều này sẽ giúp bạn tìm được đúng ứng viên mỗi khi có vị trí tuyển dụng. Tuy nhiên, hãy nhớ cập nhật và giữ cho chúng phù hợp.

Cách sử dụng persona trong marketing tuyển dụng?

Các công ty cung cấp trải nghiệm ứng viên xuất sắc cải thiện chất lượng tuyển dụng mới lên đến 70 phần trăm. Bạn cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong chất lượng quy trình tuyển dụng với sự trợ giúp của persona ứng viên.

Hãy xem xét một số cách chúng có thể được sử dụng trong marketing tuyển dụng.

Tùy chỉnh mô tả công việc (JDs)

Một JD thông thường bao gồm danh sách kỹ năng được sao chép từ đối thủ cạnh tranh một cách vội vàng. Đây là cách tồi tệ nhất để tuyển dụng nhân viên cho tổ chức của bạn. Để việc tuyển dụng thành công, bạn phải điều chỉnh mô tả công việc dựa trên persona ứng viên của mình.

JDs nên phản ánh persona cụ thể vì đây là tiếp xúc đầu tiên giữa công ty và ứng viên có năng lực. Persona giúp nhà tuyển dụng thu hút được ứng viên lý tưởng ngay từ điểm khởi đầu này.

Tối ưu hóa marketing tuyển dụng

Giả sử persona nhân viên của bạn quan tâm đến việc có sự nghiệp cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Bạn nên làm gì? Bạn phải tạo nội dung được thiết kế để thu hút sự quan tâm của những ứng viên coi trọng điều tương tự.

Định vị tổ chức của bạn như một nơi có những nhân viên thành công đồng thời có nhiều thời gian dành cho gia đình và bạn bè. Mặt khác, nếu ứng viên của bạn đang tìm kiếm môi trường thách thức với những thay đổi thường xuyên trong dự án, hãy quảng cáo theo cách đó.

Tìm hiểu nơi ứng viên của bạn dành thời gian trực tuyến. Tạo nội dung tuyển dụng cho các trang việc làm phù hợp với persona của bạn. Nội dung bạn tạo ra sẽ thu hút nhiều đơn ứng tuyển vì nó sẽ cho họ thấy chính xác điều họ muốn, ở nơi họ muốn.

Cải thiện chỉ số tuyển dụng và ROI

Mọi chỉ số quan trọng, như hoàn thành đơn ứng tuyển, chi phí tuyển dụng, giữ chân nhân viên, chất lượng tuyển dụng, nghỉ việc sớm, v.v., đều cải thiện khi bạn có persona được xác định rõ ràng.

Lý do tại sao bạn sẽ thấy sự tăng vọt trong tất cả các chỉ số này là vì bạn tiếp cận đúng nhóm ứng viên. Việc biết được những lợi ích mà ứng viên lý tưởng của bạn tìm kiếm và tạo nội dung phù hợp với họ tạo nên sự khác biệt.

Giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên

Những doanh nghiệp phát triển mạnh là những doanh nghiệp quản lý để giữ cho nhân viên hạnh phúc và hài lòng. Khi bạn giao việc cho những ứng viên đến từ nhóm ứng viên lý tưởng của mình, sẽ không ngạc nhiên khi thấy mọi người yêu thích bầu không khí tại tổ chức của bạn.

Bạn có thể nhanh chóng tạo mẫu persona ứng viên để có được những ứng viên phù hợp và sử dụng thông tin này để cải thiện trải nghiệm tổng thể của họ. Những ứng viên biết rằng họ đang có được môi trường làm việc tôn trọng và đánh giá cao nỗ lực của họ sẽ hiếm khi tìm kiếm một nơi khác.

Đảm bảo đa dạng và hòa nhập tại nơi làm việc

Một trong những sản phẩm phụ tốt nhất của việc thiết kế persona ứng viên là bạn tìm kiếm ứng viên từ một nhóm ứng viên đa dạng.

Các doanh nghiệp có nhân viên đa dạng hoạt động tốt hơn 33% so với những doanh nghiệp có nhân khẩu học chỉ phù hợp với mức trung bình. Để điều này xảy ra, bạn nên đảm bảo rằng bạn không chỉ thu hút các nhóm được chọn.

Đây là một gợi ý giúp cải thiện sự đa dạng và hòa nhập trong tổ chức của bạn. Tạo kế hoạch tiếp cận dựa trên nhiều personas, đặc biệt là cho các nhóm bạn cho là truyền thống chưa được đại diện đầy đủ.

Ví dụ về persona ứng viên

Hãy xem xét ứng viên, một lập trình viên front-end, được làm phong phú với chi tiết persona ứng viên.

Yêu cầu cho vị trí:

Phòng ban tuyển dụng: Kỹ thuật

Kỹ năng yêu cầu: Kiến thức vững về JavaScript, HTML, CSS, Responsive Design, Frameworks, và Libraries.

Kinh nghiệm: 5-6 năm

Công ty trước đây: Indeed, LinkedIn, và Stripe

Học vấn: Thạc sĩ Khoa học Máy tính

Vấn đề: Thiếu độc lập trong việc lựa chọn dự án. Đang tìm kiếm mức lương cao hơn.

Địa điểm: Làm việc từ xa

Lương: $135k-$150k

Sở thích cá nhân và nghề nghiệp:

Tính cách: Hòa đồng, điềm tĩnh, độc lập, tò mò

Môi trường ưa thích: Văn phòng mở, quán cà phê yên tĩnh

Động lực: Tiền bạc, hoàn thành công việc, làm việc độc lập

Mục tiêu: Đạt được vị trí quyền lực và trách nhiệm cao hơn, làm việc trong các dự án thách thức

Phong cách giao tiếp: Họp qua Zoom

Xác định đối tượng mục tiêu:

Cổng việc làm ưa thích: Monster, Indeed, và nền tảng lập trình như GitHub

Sở thích cá nhân: Sưu tập tiền xu và xây dựng sản phẩm kỹ thuật số. Thường xuyên tham gia các cuộc thi lập trình.

Ưu tiên về phúc lợi/ưu đãi: Làm việc từ xa, tự do chọn dự án, và "workcations" theo quý hoặc nửa năm.

Đây là câu chuyện persona của người trên:

Ứng viên có năm năm kinh nghiệm làm việc tại các công ty đa quốc gia và có kinh nghiệm trong lĩnh vực khoa học máy tính. Anh ấy sẽ rất phù hợp cho vị trí lập trình viên front-end senior. Chúng tôi tin tưởng rằng kỹ năng JavaScript của anh ấy sẽ hoàn hảo cho nhu cầu của chúng tôi.

John hiện đang tìm kiếm sự độc lập hơn trong công việc và mức lương cao hơn, cả hai điều này đều có thể đạt được tại tổ chức của chúng tôi.

Dựa trên kinh nghiệm và điều kiện thị trường hiện tại, anh ấy sẽ đủ điều kiện nhận mức lương $150k. Ứng viên sẽ có thể nhanh chóng xây dựng tình đồng đội với các thành viên trong nhóm và trở thành tài sản quý giá của tổ chức.

Sử dụng mẫu này, bạn sẽ có thể phát triển persona cho các vị trí công việc khác nhau với bộ dữ liệu phù hợp. Điều quan trọng là bạn phải thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau để tạo ra persona ứng viên hiệu quả.

Kết luận:

Bạn nên kiên trì trong việc tạo ra persona chi tiết, thực tế và dựa trên dữ liệu. Hãy đảm bảo rằng persona ứng viên cũng phù hợp với các thành viên trong nhóm của bạn. Câu hỏi quan trọng nhất của bạn nên là "Chúng ta tìm ứng viên lý tưởng ở đâu?"

Nếu bạn muốn tăng hiệu quả và sự tương tác trong quá trình tuyển dụng, việc tạo persona ứng viên là con đường lý tưởng để thực hiện.